Акты и Протоколы

Общие правила составления и оформления протокола

Акты и Протоколы

Данная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

  • заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
  • разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е.

коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности.

Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к.

в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания.

Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п.

– обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

  • полное наименование организации или предприятия;
  • название вида документа (ПРОТОКОЛ);
  • дата;
  • индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
  • место составления;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

  • наименование структурного подразделения;
  • гриф утверждения;
  • отметка о наличии приложений;
  • место (помещение, офис) и время проведения заседания;
  • фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
  • дата подписания протокола;
  • способ ания (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Пример 1

Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»

Пример 2

Показать

Закрытое акционерное общество «АБВГД»

Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

  • протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
  • протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

Пример 3

Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»

Пример 4

Показать

Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).

Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Пример 5 Цифровой способ оформления даты

Показать

Источник: http://www.Delo-Press.ru/articles.php?n=8233

Пособие инженеру ПТО по исполнительной документации. Оформление актов, протоколов и ведомостей

Акты и Протоколы

← предыдущий раздел | | читать далее →

Оформление актов, протоколов и ведомостей

По ходу производства работ необходимо оформлять акты, протоколы, исполнительные схемы и прочую документацию, которой вы оформляете окончание технологического этапа либо отдельной операции.

Какую именно документацию нужно делать, можно посмотреть в схемах операционного контроля качества (СОКК) в технологических картах ППР, но лучше не нужно, (если делала группа ППРщиков которые никогда не сдавали объект), то там полная лажа.

Найдите похожую исполниловку с другого объекта, посмотрите как сделано там и не делайте так, скорее всего там так же не правильное оформление. Откройте Тренснефтевый РД по оформлению скрытых работ и ахуейте еще больше с той неразберихи.

В общем, очень мало регламентирующих документов отображающих правильное соответствие между выполненными работами, контролем качества и его документальным оформлением.

Как заполнить шапочку. В некоторых ведомственных нормативных документах, где шапочка формы акта есть в скобочках надпись «рекомендовано», лучше эту надпись стирать от греха подальше.

Это не является изменением формы документа и у проверяющих лиц не будет лишних вопросов по этому поводу. Всегда в самом верху формы акта, журнала или протокола пишите номер формы и ссылку на нормативный документ, откуда вы его взяли.

Если форма произвольная (по автоматизации), то по идее должны написать номер инструкции утвержденной главным инженером или каким-либо еще способом в соответствии с действующими нормами и правилами, ну или на худой конец ссылку на СНиП с указанием пункта требования и ниже «форма произвольная». В старых ВСНах шапочка разделена на две части, слева сверху вниз – иерархия государственной структуры, которая была раньше:

  • в графе «Министерство» сейчас ничего не пишем. В новой инструкции Росэлектромонтаж указали, что там нужно прописывать в какой ассоциации состоите, но это хуйня. Может в скором времени там СРО потребуют писать;
  • в графе «организация» или «объединение, трест» пишем официального исполнителя, в нашем случае это мы – субподрядчик (раньше там мог писаться генподрядчик, а ниже в подразделении субподрядчик входящий в состав того же треста);
  • «СМУ, СУ, ПМК, КТП» или «подразделение» лучше ничего не пишем, потому как нет нужды, а даже если и есть разделение, то нужно чтобы было все указано во всей разрешительной, а там как всегда все на организацию понаписано;
  • «участок» это никакой электромонтажный или строительный участок, эта графа нужна для того, чтобы определить какой именно пикетаж, если было условное разделение по трассе, когда одна организация работает на нескольких участках поточным методом. Но обычно проектом уже определены пикетажи и его можно указать в правом отделе шапочки.

Справа нужно указывать местоположение строительства. Если оно в городе, то достаточно указать этот город, если нет, то лучше указать область и район. Дальше нужно писать заказчика, при этом многие хотят чтобы там была указана именно Транснефть, но как правило лучше, того с кем договор у генподрядчика.

Наименование объекта пишу вначале наименование строительства, оно обычно общее, а дальше через точку уже конкретный подобъект или проект (для сетей). В шапочках ВСН012-88 ч.

2 отдельные графы для наименования строительства и объекта, и бывает при строительстве линии (ВЛ или ЭХЗ) есть только первое, в таком случае где нужно писать объект либо пишу конкретный пикетаж трассы, либо ничего не пишу.

Как заполнить остальные графы. Нужно читать нормативы по производству работ. В принципе, все, что там нужно писать, повторяет нормы, по которым должно все вестись, а графы и пункты в документе которые нужно заполнить, это как маяки, на которые обращено внимание потому как они важны для производства, контроля качества и последующей эксплуатации.

С самого начала проверяйте каждую заполняемую форму шаблона или образца (включая и те что приведены здесь) с нормативным, кто то мог что то поменять и тогда ошибка будет везде. Внимательно читайте все подстрочники, прежде чем заполнить документ.

Читайте нормативку как по исполнительной так и по производству, справочники по монтажу которые сейчас можно скачать в нете и не возить с собой по объектам, иначе понапишете бредятины не понимая нахуй нужен тот или иной акт. Спорьте с технадзором, доказывайте и носите выкопировки нормативов.

Больше всего времени в подписании акта уходит на устранение замечаний по оформлению и доказывании что ты сделал правильно, конечно, можно сделать все как хочет технадзор, но лучше с самого начала сделать правильно чем в конце стройки все переделывать.

Тем более как правило очень мало технадзоров раньше работало в производстве того что сейчас поставлены инспектировать.

Все акты для спецмонтажных работ делятся на две группы (кроме основных, подписываемых на рабочую комиссию):

  1. Освидетельствующие что-то – скрытые и ответственные конструкции (акты ОСР; промежуточной приемки ответственных конструкций, акты испытаний, протоколы, геодезические разбивки и съемки). Все они означают, что работы выполнены тогда то, правильно, по определенным нормативом, в определенных условиях, при использовании того то и того то в таком то (иногда в таком то количестве), тем то и тем то лицом и разрешается выполнять последующие виды работ. В основном отражают окончание технологической операции или этапа, а так же его контроль качества. Обычно этим актом технический надзор или заказчик осуществляет промежуточную приемку;
  2. Передающие что то от одного подрядчика — другому – обычно строителями – нам или наоборот, когда какие-то законченные работы передаются для производства последующих работ (акт готовности строительной части; акт приемки траншей, каналов и блоков под монтаж кабелей; акт осмотра канализации из труб перед закрытием; акт осмотра кабельной канализации перед закрытием; акт приемки фундаментов; акт приемки геодезических работ и т.п.). Означают что работы выполнены тогда то и тогда то, правильно, в полном объеме по определенным нормам и передаются или сдаются от того то — тому то. Эти акты сами ничего не освидетельствуют, а передают от одного подрядчика или генподрядчика — другому, чтобы не было потом претензий, поэтому кроме него должна быть оформлена вся положенная ИД по данным видам работ (скрытые, геодезия и т.п.). Нужны они были при строительстве поточным способом когда одна организация или участок делает, например фундамент и идет дальше, а другая следом ставит опоры ВЛ, или когда строители копают нам траншею и передают ее нам, а потом мы передаем строителям обратно эту траншею с кабелем чтобы они засыпали.

Скрытыми работами являются только те, которые нельзя будет потом осмотреть, не разрушив конструктива или не затратив большое количество трудовых и технических ресурсов при этом, поэтому НЕ оформляйте скрытые работы и старайтесь от этого избавиться в перечне, либо устно договорившись с заказчиком и технадзором:

  • прокладка кабеля открыто по полкам, консолям, в коробе, лотке, на тросе, по строительным основаниям и конструкциям и если этот кабель шел по эстакаде и зашел в здание. По ПУЭ это не является скрытыми работами, на счет глухого короба очень спорно потому как сейчас делают короба с крышками с техническими характеристиками глухих без крышек;
  • прокладка кабеля в трубе по конструкциям (некоторые технадзоры могут подумать, что наебали просунув по маленькому кусочку с одной и другой стороны, на это нужно говорить, что целостность кабеля проверяется измерениями сопротивления жил кабеля при испытаниях ЭТЛ).

Проставляйте в актах объемы работ, если это грунт – укажите их только на исполнительном чертеже, длину кабеля не пишите (кроме ЭХЗ) так как в акте указываются объемы на законченные работы, а длина кабеля цельная и ее нельзя выделить в куски.

Если на скрытые работы нет подведомственного акта ОСР (по автоматике, на общестроительные работы, на разработку и засыпку траншеи), оформляйте как по общестроительным работам по приложению 3 РД-11-02-2006.

Все акты оформляются в день производства последующих работ. Например, после прокладки кабеля в траншее акт подписывается в день засыпки траншеи (дата) при этом нужно учитывать то, что открыто кабель в траншее долго держать нельзя – спиздят. Согласно статьи 53 ГК: «6.

В случаях, если выполнение указанных в части 4 настоящей статьи других работ должно быть начато более чем через шесть месяцев со дня окончания проведения соответствующего контроля, контроль за выполнением работ, которые оказывают влияние на безопасность объекта капитального строительства и в соответствии с технологией строительства, реконструкции, капитального ремонта контроль за выполнением которых не может быть проведен после выполнения других работ, а также за безопасностью строительных конструкций и участков сетей инженерно-технического обеспечения, если устранение выявленных в процессе проведения строительного контроля недостатков невозможно без разборки или повреждения других строительных конструкций и участков сетей инженерно-технического обеспечения, должен быть проведен повторно с составлением соответствующих актов». А это значит что освидетельствовать по идее нужно не перед закрытием если знаешь что оно будет закрываться через полгода, а после истечения этого времени нужно будет проводить повторное освидетельствование. ))) Это по ходу для жилых долгостроев. Ну и точно не нужно оформлять, например, сначала на монтаж ЭНЕС, потом на приварку или еще чета по кусочкам средств ЭХЗ когда котлован еще не засыпан.

Объединять несколько конструктивных элементов или смонтированных изделий в акте можно, только если они однотиповые: на несколько установленных подряд однотиповых опор ЛЭП по электрике, на несколько установленных подряд КИП по ЭХЗ. Если КИП или опора другого типа, делайте на него отдельный акт.

Иногда для нужд производства все же требуется оформить акты ОСР на что либо, при этом возможен вариант не прилагать эти документы в исполнительную, а попридержать до сдачи объекта чтобы прикрыть жопу. Нигде такое регистрировать не нужно.

Может так случиться, что требовать оформления акта по приложению 3 РД-11-02-2006 будут абсолютно на все скрытые работы и в перечне ПСД уже есть такие изменения. Если это требуют от вас, нужно при этом сделать и утвердить перечень, в котором вы так же уберете все ВСНовские формы актов скрытых работ (т.е.

замените одно на другое), а то умники хотят чтобы и то и то оформлялось дублируя каждую бумажку по два раза. В новой инструкции И1.

13-07 таких актов скрытых работ и не осталось, акт на заземляющее устройство обозвали паспортом, а остальные являются передающими от одной организации – другой, так что по идее там все сходится.

← предыдущий раздел | | читать далее →

Пособие инженеру ПТО по исполнительной документации (полный текст пособия)

Источник: https://isp.yoppo.ru/posobie-inzheneru-pto-po-ispolnitelnoj-dokumentacii-oformlenie-aktov-protokolov-i-vedomostej/

Понятие, разновидности, порядок разработки и оформления протокола и акта

Акты и Протоколы

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержитфамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, – в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения.

Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».

Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ… ВЫСТУПИЛИ… ПОСТАНОВИЛИ.

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество , поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в ании.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

После слова «составлен» указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии.

В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Акт оформляется на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа).

Реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Источник: https://poisk-ru.ru/s8896t2.html

Pravovoe-obesp
Добавить комментарий