Как указать в сопроводительном письме приложение в электронном виде

Сопроводительное письмо: полезные советы и нюансы

Как указать в сопроводительном письме приложение в электронном виде

Сопроводительное письмо при отклике на вакансию желательно писать всегда, но в некоторых случаях это просто необходимо.

В каких случаях наличие сопроводительного письма обязательно?

— Если в требованиях к вакансии работодатель пишет о необходимости сопроводительного письма при отклике на вакансию. Некоторые рекрутеры идут на различные ухищрения. Например, иногда они хотят убедиться, что соискатель внимательно прочитал требования к вакансии. В этом случае они могут попросить написать в сопроводительном письме определенное кодовое слово или фразу.

  • Если вы откликаетесь на вакансию иностранной компании.
  • В случае если вы хотите изменить сферу деятельности.

Сопроводительное письмо должно отражать:

  • вашу мотивацию;
  • релевантный опыт работы;
  • навыки и личностные качества, необходимые для успешной работы на данной позиции;
  • другие ваши преимущества как кандидата.

Четких рекомендаций, касающихся размера сопроводительного письма, не существует. Оно может быть как коротким, так и длинным. Главное, чтобы оно содержало конкретную информацию, совпадающую с требованиями к вакансии.

В подавляющем большинстве случаев сопроводительное письмо должно быть написано в официально-деловом стиле. Отступления от правил возможны, если вы претендуете на творческую работу. В этом случае юмор и креатив будут вполне уместны. Но и здесь необходимо чувство меры.

Перво-наперво нужно запомнить, что универсального шаблона для написания сопроводительного письма не существует. Любое сопроводительное письмо требует индивидуального подхода. Поэтому его создание отчасти можно назвать творческим процессом.

Перед написанием сопроводительного письма внимательно прочитайте текст вакансии и попытайтесь представить идеального кандидата для работы на данной позиции. Сопоставьте требования вакансии со своим опытом и сделайте акцент на релевантных компетенциях в письме.

Чтобы облегчить восприятие текста, сопроводительное письмо должно иметь четкую структуру.

Структура сопроводительного письма может быть следующей:

  1. Поприветствуйте рекрутера.
  2. Напишите, на какую вакансию вы претендуете.
  3. Объясните, почему вас заинтересовала эта вакансия.
  4. Опишите релевантный опыт, а в случае его отсутствия расскажите о навыках и личностных качествах, необходимых для успешной работы на данной позиции. Укажите другую информацию, которая может заинтересовать работодателя и убедить его остановить свой выбор на вас. Обоснуйте, почему ваш опыт и компетенции позволят вам успешно работать.
  5. Поблагодарите за уделенное внимание.
  6. Оставьте подпись и укажите контактные данные, по которым с вами можно связаться.
  7. Если в требованиях вакансии работодатель пишет о необходимости портфолио, дополните сопроводительное письмо примечанием со ссылками на ваши работы.

Вот, например, как может выглядеть сопроводительное письмо на вакансию PR-менеджера:
«Добрый день! Меня заинтересовала позиция PR-менеджера, т.к. хочу заниматься любимым делом в интересной и перспективной компании. Я хорошо знакома с вашей компанией.

С удовольствием слушаю ваши выступления и кейсы на конференциях, читаю соцсети, формат которых нахожу необычным и интересным. Хотела бы стать частью вашей команды, чтобы генерировать PR-идеи, работать со СМИ и создавать качественные тексты. Имею высшее образование в сфере маркетинга и PR, а также успешный опыт работы на должности маркетолога.

Занималась написанием и редактированием статей, а также рекламой, продвижением, общением с клиентами, подготовкой мероприятий и презентаций. Привыкла решать сложные задачи и быстро понимать, что от меня требуется. Владею английским языком (уровень intermediate), в настоящее время продолжаю его изучение.

С более детальной информацией о моей профессиональной деятельности вы сможете ознакомиться в резюме. Благодарю за время, уделенное моей кандидатуре.

С уважением, Алиса. Тел. …, e-mail …»*.

Пример короткого сопроводительного письма на должность торгового представителя:
«Здравствуйте! Очень заинтересовала вакансия вашей компании „Торговый представитель“.

Я активный, мобильный, умею налаживать связи, вожу автомобиль и хорошо знаю город.

Имею большой опыт работы в ретейле, в том числе мерчандайзером и торговым представителем, при этом всегда эффективно выполняю план и поставленные передо мной задачи. Мой контактный телефон ….

С уважением, Максим».

Если релевантный опыт отсутствует, подумайте, какие навыки и личностные качества могут показать вас с максимально выигрышной стороны и убедить рекрутера в том, что вы подходите для работы на этой должности.

Пример:
«Надеюсь, что мои творческие навыки, умение налаживать контакты и ответственность позволят принести значительную пользу вашей компании».

Или:
«Здравствуйте! Очень хотел бы пройти стажировку в вашем интернет-издании. Я студент 5-го курса факультета Рекламы и связей с общественностью такого-то университета.

Обладаю аналитическим складом ума и креативным мышлением. Участвовал в организации студенческого фестиваля, занимался подготовкой рекламных материалов. Также проходил летнюю практику в газете.

Связаться со мной можно по телефону…

С уважением, Илья».

Итак, мы разобрались с необходимыми составляющими сопроводительного письма. Теперь рассмотрим другие важные моменты.

  • Не дублируйте в сопроводительном письме резюме или его части. При этом сопроводительное письмо должно дополнять ваше резюме и не противоречить ему.
  • Перед написанием сопроводительного письма почитайте о компании, в которой хотите работать.
  • Не рассказывайте свою биографию.
  • Не задавайте вопросы, например об уровне заработной платы и рабочем графике. Подобные вещи стоит обсуждать на интервью.
  • Избегайте формальностей и избитых штампов, например: «Добрый день! Высылаю свое резюме на вакансию менеджера по продажам. С уважением, Михаил». Или: «Здравствуйте! Ознакомьтесь, пожалуйста, с моим резюме. Татьяна». Или: «Я ответственна, дисциплинирована и стрессоустойчива. Стремлюсь к развитию и умею работать в команде».
  • Не пишите о качествах, которые не соответствуют вакансии, нерелевантном опыте или, хуже того, о том, что вакансию, на которую вы откликаетесь, рассматриваете как запасной аэродром. Большой ошибкой, например, будет прислать сопроводительное письмо при отклике на вакансию маркетолога следующего содержания:«Добрый вечер! Я не могу найти работу преподавателем немецкого языка, поэтому рассматриваю другие предложения, так или иначе связанные или совсем не связанные с немецким языком. Интересуюсь всем новым. Легко обучаем. В процессе своей трудовой деятельности я получил опыт работы в продажах. У меня также есть опыт руководящей работы. Еще я очень много работал с деньгами. У меня есть превосходные навыки презентации продукта в качестве менеджера. Я думаю, что мне подойдет должность менеджера или высокая руководящая должность. Сейчас я ищу постоянную работу и готов рассмотреть любые варианты работы. Проживаю недалеко от вашей компании.С уважением, Иван».
  • Не создавайте имитацию сопроводительного письма. Нередки случаи, когда соискатели в поле для сопроводительного письма ставят точки, восклицательные знаки или просто пишут «Добрый день».
  • Будьте честными!
  • Продемонстрируйте знание делового этикета. Не пытайтесь быть остроумным, заигрывать с работодателем и писать сопроводительное письмо в духе: «Здрасьте! Не знаю, что здесь написать, поэтому напишу без лишней скромности: я хороший. Жду ответа, Вася». Деловой стиль не допускает фамильярности и панибратства.
  • Не давите на жалость. Сопроводительное письмо должно быть позитивным и убедительным.
  • Будьте внимательны! Всегда проверяйте орфографию и пунктуацию. Если не уверены в своих знаниях — используйте программы проверки орфографии и пунктуации или попросите своих родных или друзей проверить ваше письмо. Нет ничего хуже неграмотного текста!

* Здесь и далее: все примеры и имена в примерах вымышлены, любое сходство с реальными ситуациями случайно.

Больше советов про поиск работы

Источник: https://hh.ru/article/21395

Как указать в сопроводительном письме приложение в электронном виде

Как указать в сопроводительном письме приложение в электронном виде

› › Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

  1. Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;
  2. список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;
  3. получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.

Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.

  • Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;
  • Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;
  • Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.

Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:

  • сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;
  • текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;
  • текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.

Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:

  • Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;
  • Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;
  • Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».

Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:

  • В шапке пишут ФИО адресата, название фирмы;
  • Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
  • После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;
  • Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
  • В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
  • Затем следуют отметки о приложениях;
  • Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.

Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.Должность Название фирмы ФИО Дата исх.NУважаемый(ая)________________!Направляем Вам _________________ документы (название документа, его номер и дата) с ______ (указываются приложения). Далее указывается инструкция, что необходимо выполнить с этими документами.

Приложения:В пронумерованном списке указывают названия документов, количество экземпляров и общее количество листов.Должность отправителя ________Подпись ________________Инициалы, фамилия _______________В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности.

Все это преследует цель заинтересовать работодателя.К примеру, оформить сопроводительное письмо к резюме можно так:

  • В шапке документа указывается ФИО, должность кадрового представителя или директора компании, название компании.
  • Затем следует обращение: «Добрый день!», или «Здравствуйте!».
  • Далее должно быть написано, какую должность хотелось бы занять соискателю, как стало известно о ней. Также можно коснуться положительных сторон компании.
  • Затем следует упомянуть о том, почему была выбрана эта фирма, описать свои качества в профессии и другие полезные знания.
  • Потом следует выразить признательность за оказанное внимание на письмо.
  • В заключение выражают свое уважение, указывают ФИО, способ связи.

Здравствуйте, уважаемый(ая) _____________ (обращение по имени или по имени и отчеству)!На сайте (указать источник информации о вакансии) я узнала, что свободна вакансия _______.

Приняв во внимание предъявленные условия к кандидату, я заключила, что могу работать на этой должности в Вашей фирме, принимая во внимание, что опыт работы в этой сфере у меня имеется.Уровень зарплаты, на которую я претендую, _________.

Подробные сведения о моих профессиональных достижениях прилагаются в резюме.

Буду рада встретиться и в личном общении рассказать детально об опыте работы. Связаться со мной можно _______ (указываются контакты).Благодарю за оказанное внимание и выделенное время.С уважением, (указываются фамилия, имя, отчество полностью).В сопроводительном письме к торговому предложению в сжатой форме излагают приглашение к сотрудничеству.

Его составляют, если само торговое предложение имеет большой объем.

  • Начинают написание письма с обращения к представителю фирмы.
  • Далее описывают фирму, ее предложение, чем будет взаимовыгодна совместная работа, контакты.
  • Заключают написание письма выражением уважения и указанием координат отправителя.

Добрый день, уважаемый(-ая) ___________ имя, отчество!Рада приветствовать Вас фирма (название фирмы), далее повествуется о роде деятельности фирмы. Отправляем на Ваше рассмотрение условия нашего с Вами партнерства.Наше предложение:

  • Перечисление основных характеристик предложения.
  • В приложениях находятся (перечисление вложенных документов).
  • Будем рады ответить на вопросы по (указывают контакты).

С уважением, Должность отправителя Фамилия, имяОформлять сопроводительное письмо к торговому предложению желательно на фирменном бланке фирмы.

Ваш юрист

Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом .

При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний.

Но в Методических ­рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано: Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет ­расположение, продемонстрированное нами в Примере 2. В тексте ГОСТа Р 6.

30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см.

пункт 3.21, приведенный в начале статьи).

То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, ­реквизит ­«Отметка о наличии ­приложения» должен оформляться всегда (см.

Пример 2). Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках. Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к.

информация о приложениях указывается непосредственно в тексте.

Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол . Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, ­постановлениях и решениях.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2».

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).

Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера?

С первого взгляда кажется, что да.

Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием ­документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.

Нужно отправить проект договора на подписание. Договор не предусматривает адресной части, и, чтобы в организации-корреспонденте

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Материалы по теме Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом: Текст обращения выдерживается в деловом стиле.

Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя.

Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.

07.

2017 №321Н» «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества» «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации.

В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям.

Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица.

Печать в данном случае не является обязательной. При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля.

По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста,

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату.

Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …». В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка.

Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты. Разберемся, что писать в сопроводительном письме.

Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение.

Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него.

Для этого можно использовать такие фразы:

Источник: https://De-Jure-Sochi.ru/kak-ukazat-v-soprovoditelnom-pisme-prilozhenie-v-ehlektronnom-vide-45918/

Pravovoe-obesp
Добавить комментарий